Pod koniec 2021 roku wiedziałem, że nadszedł czas na zmianę. Jako przedsiębiorca byłem zachwycony, widząc, że moja firma naprawdę rozwija się przez cały rok, ale pod koniec roku wypalenie wkraczało na dobre. W czasie wakacji usiadłem i ułożyłem plan, jak lepiej radzić sobie z moimi dniami pracy. W ten sposób mogłem utrzymać bieżącą wydajność, jednocześnie odzyskując bardzo potrzebną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Po zastanowieniu się nad wieloma różnymi metodami zwiększania produktywności, zwróciłem się do blokowania czasu i to zrobiło ogromną różnicę w tym, jak planuję swoje dni, jak szybko mogę wykonywać zadania i ile mam wolnego czasu poza pracą.
Zasadniczo – jestem konwertytą, który blokuje czas, więc jestem tutaj, aby wyjaśnić, dlaczego tak wiele odnoszących sukcesy kobiet przysięga na tę metodę produktywności i jak wprowadzić ją w swoje własne dni pracy.
Co to jest blokowanie czasu
Czym dokładnie jest blokowanie czasu? Piękno tej metody produktywności polega na prostocie jej działania. Planując dzień pracy lub tydzień pracy, wystarczy podzielić swój dzień na bloki czasu, z których każdy poświęcony jest wykonaniu określonego zadania lub grupy zadań. Możesz zacząć od utworzenia normalnej listy rzeczy do zrobienia, ale potem musisz podnieść poprzeczkę i przypisać każdemu zadanie określony blok czasu, w którym zamierzasz wykonać to zadanie.
Spójrzmy na przykład, w jaki sposób mógłbym zablokować swój dzień jako pisarz, zaczynając od dość standardowej listy rzeczy do zrobienia.
- Napisz dwa posty na blogu
- Umów się na trzy nadchodzące rozmowy z ekspertami merytorycznymi
- Spotkaj się z dwoma klientami
- Zbadaj i nakreśl dwa posty na blogu do napisania jutro
- Dotrzyj do skrzynki odbiorczej zero
Mając na uwadze tę listę rzeczy do zrobienia, w określonych momentach blokowałem moje zadania wokół zadań, które są już wyryte w kamieniu (czyli spotkania).
- 8-11 rano: Napisz dwa posty na blogu
- 11:00-13:00: Spotkaj się z klientem nr 1 o 11 rano, zjedz obiad i udaj się na szybki spacer oraz spotkaj się z klientem nr 2 o 12:30
- 13:00: Zbadaj i nakreśl dwa posty na blogu
- 15:00: Umów się na trzy wywiady z ekspertami merytorycznymi i dotrzyj do skrzynki odbiorczej zero
Jak więc ustaliłem, jak rozmieścić bloki czasowe? Na początek jestem najbardziej skoncentrowany rano i wtedy najlepiej piszę, więc postanowiłem rozpocząć dzień od moich największych zadań. Musiałem zaplanować, aby oba te posty na blogu były gotowe przed spotkaniem z moimi klientami o godzinie 11 rano. Ponieważ była przerwa między moimi dwoma spotkaniami (co bardzo ułatwia marnowanie czasu), zaplanowałam przerwę na lunch w tym samym bloku . Późnym popołudniem, kiedy mam trochę mniej energii i skupienia, postanowiłem popracować nad badaniem i zarysowaniem postów na blogu, które wymagają mniej skupienia niż pisanie. Ta praca przygotowawcza ułatwi również przejście od razu do pisania ich następnego dnia. Zdecydowałem się na grupowanie łatwych i małych zadań administracyjnych na ostatni blok dnia, kiedy naprawdę trudno jest mi się skupić na większych projektach.
To, w jaki sposób blokowanie czasu może nie działać dla ciebie i to jest w porządku, ale z mojego procesu myślowego możesz zobaczyć, jak możesz wykorzystać blokowanie czasu, aby naprawdę strategicznie podejść do tego, jak wykonujesz swoją pracę.
Dlaczego to działa
Powodem, dla którego blokowanie czasu może być tak skuteczne, jest to, że łatwiej jest zaangażować się w głęboką pracę i jak najlepiej wykorzystać preferowane nawyki i harmonogram pracy. Nie wspominając o tym, że pomaga to uniknąć konieczności krępowania się i myślenia o tym, co zrobić po zakończeniu zadania.
Kiedy decydujesz się na blok czasowy i zobowiązujesz się do niego, poświęcasz się jednemu zadaniu lub podobnej grupie zadań, co pomaga lepiej skupić się na myśleniu. Możesz uniknąć przełączania zadań (co może naprawdę spowolnić), gdy grupujesz zadania. Dlatego łatwiej jest mi wysłać prośby o rozmowę kwalifikacyjną pocztą elektroniczną w tym samym czasie, co czyszczenie skrzynki odbiorczej. To samo dotyczy badań i pisania. Badania mogą być dość trudne i wymagają pokonania wielu przeszkód i rozwiązywania problemów, co może być naprawdę frustrujące. Pogrupowanie wszystkich moich badań razem pozwala skupić się na pisaniu, które wymaga głębokiej pracy, która nie jest spowalniana próbami przezwyciężenia problemów badawczych.
Blokowanie czasu jest również bardzo motywujące i ułatwia unikanie rozproszeń. Kiedy ustalasz termin wykonania zadania, presja jest nieco mniejsza. Jeśli zaczniesz surfować po Internecie, możesz stracić szansę na ukończenie zadania w żądanym przedziale czasowym, co może wykoleić całą resztę dnia.
Błędy, których należy unikać
Blokowanie czasu to bardzo prosta metoda, ale jest kilka błędów, których powinieneś unikać, gdy tylko jest to możliwe.
- Nie doceniasz swojego czasu. Na początku może to być trudne, więc bądź cierpliwy. Łatwo nie docenić, ile czasu zajmie Ci coś, co może utrudnić trzymanie się wybranych bloków czasowych. Na początku przeceniaj, dopóki nie zorientujesz się, ile czasu zajmą określone zadania. Nawet jeśli możesz lepiej oszacować terminy, warto zostawić trochę miejsca w buforze, aby poradzić sobie z nieoczekiwanymi wiadomościami lub zadaniami Slack, które są trudniejsze niż oczekiwano.
- Zostaw miejsce na przerwy i pracę administracyjną. Harmonogram, który zablokowałem powyżej, jest nieco prostszy niż te, które zwykle tworzę. Tak jak dodałem miejsce na przerwę na lunch, ważne jest, aby dodać miejsce na mniejsze przerwy w ciągu dnia i na pracę administracyjną. Nie mam szefa, więc mogę ignorować moje e-maile tak długo, jak chcę, ale może być konieczne ustalenie czasu między głównymi blokami, aby zaadresować swoją skrzynkę odbiorczą. Możesz również skorzystać z wcześniejszego zakończenia bloków czasowych, aby zrobić sobie przerwy (kolejny powód, dla którego warto przeszacować).
- Bycie zbyt sztywnym. Nie możemy w pełni przewidzieć, co wydarzy się w dzień pracy. Nie ma nic złego w przerobieniu harmonogramu, gdy pojawi się nieoczekiwana potrzeba lub spotkanie. Dlatego lubię blokować czas na papierze zmazywalnym długopisem. Bardzo łatwo jest mi dokonywać niezbędnych zmian, dzięki czemu mogę odzyskać trochę kontroli, gdy sprawy nie idą zgodnie z planem. Nawiasem mówiąc, są to inne narzędzia, których używam do utrzymania produktywności, które są nieco bardziej ekscytujące niż pióro i papier.
Jak rozpocząć blokowanie czasu
Blokowanie czasu staje się łatwiejsze dzięki próbom i błędom, więc nie ma powodu, dla którego nie możesz już dziś wypróbować tej metody zwiększania produktywności. Napisz listę rzeczy do zrobienia przed rozpoczęciem następnego dnia pracy lub gdy tylko usiądziesz do pracy, a przy każdym zadaniu zapisz, ile według Ciebie to zajmie. Następnie możesz wyciągnąć kalendarz papierowy, kalendarz cyfrowy lub zwykłą kartkę papieru. Najpierw zapisz wszelkie spotkania lub terminy, ponieważ muszą się one odbyć w określonych godzinach, a następnie utwórz inne bloki czasowe wokół ustalonych zadań. Jeśli widzisz, że masz 90 minut między spotkaniami i masz zadanie, które Twoim zdaniem zajmie 60 minut, zaplanuj je w tym miejscu, aby mieć trochę czasu na to, aby to zadanie potrwało dłużej lub zrobiło sobie przerwę. Jeśli masz tylko 30 minut między ostatnim spotkaniem a końcem dnia pracy, zgrupuj odpowiedzi na e-maile i zaplanuj następny dzień w tym jednym bloku.
W końcu blokowanie czasu zacznie wydawać się o wiele bardziej intuicyjne, gdy dowiesz się, jak wygląda Twój najbardziej produktywny dzień!
